Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
ventiqoras
2. Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach den Grundsätzen der DSGVO. Dabei beachten wir besonders:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
- Zweckbindung - Daten werden nur für festgelegte, eindeutige Zwecke erhoben
- Datenminimierung - nur erforderliche Daten werden verarbeitet
- Richtigkeit der Daten und Aktualität
- Speicherbegrenzung entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Integrität und Vertraulichkeit durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen
3. Arten der verarbeiteten Daten
Bestandsdaten
Wir erheben und verarbeiten Daten, die zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung oder Änderung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
Nutzungsdaten
Bei der Nutzung unserer KI-gestützten Datenanalysedienste erfassen wir Informationen über die Nutzung unserer Services, einschließlich Zugriffsdauer, verwendete Funktionen und Interaktionsmuster.
Kommunikationsdaten
E-Mail-Korrespondenz, Chat-Nachrichten und andere Kommunikationsinhalte werden zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und zur Vertragserfüllung gespeichert.
| Datenart | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Kontaktdaten | Vertragserfüllung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragsende + 3 Jahre |
| Nutzungsstatistiken | Serviceoptimierung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 24 Monate |
| Kommunikation | Kundenbetreuung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | 5 Jahre |
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung
Für Newsletter-Anmeldungen, Marketing-Kommunikation und optionale Services holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Diese können Sie jederzeit widerrufen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung
Zur Durchführung unserer Datenanalysedienste und zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen verarbeiten wir die erforderlichen Daten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigte Interessen
Für die Verbesserung unserer Services, Sicherheitsmaßnahmen und betriebswirtschaftliche Analysen verarbeiten wir Daten auf Basis berechtigter Interessen.
5. Ihre Rechte als betroffene Person
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
In bestimmten Fällen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.
Ausübung Ihrer Rechte
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an uns. Wir werden Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats bearbeiten. Bei komplexen Anfragen kann sich diese Frist um weitere zwei Monate verlängern.
6. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen
Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein:
Technische Sicherheitsmaßnahmen
- SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Verschlüsselte Datenspeicherung mit AES-256-Standard
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
- Firewall-Systeme und Intrusion-Detection
- Automatische Backups mit Verschlüsselung
Organisatorische Schutzmaßnahmen
- Strikte Zugriffskontrolle nach dem Need-to-know-Prinzip
- Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zum Datenschutz
- Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beschäftigten
- Dokumentierte Prozesse für Datenschutzvorfälle
- Regelmäßige Audits und Sicherheitsüberprüfungen
7. Datenweitergabe und internationale Transfers
Auftragsverarbeiter
Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, die uns bei der Erbringung unserer Services unterstützen. Alle Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet und regelmäßig überprüft.
Internationale Datentransfers
Sollten Daten in Drittländer außerhalb der EU übertragen werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen. Wir nutzen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und führen Angemessenheitsprüfungen durch.
Keine Datenweitergabe ohne Rechtsgrundlage
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Ein Verkauf Ihrer Daten findet niemals statt.
8. Speicherdauer und Löschkonzept
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
- Vertragsdaten: Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 6-10 Jahre)
- Kommunikationsdaten: 5 Jahre nach letztem Kontakt für Nachweiszwecke
- Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf oder 3 Jahre nach letzter Interaktion
- Nutzungsstatistiken: 24 Monate in anonymisierter Form
- Protokolldateien: 12 Monate für Sicherheitszwecke
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten automatisch und sicher gelöscht. Bei berechtigten Löschanfragen erfolgt die Löschung unverzüglich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
9. Cookies und Tracking-Technologien
Notwendige Cookies
Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für die Funktionsfähigkeit unserer Website erforderlich sind. Diese Cookies werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) eingesetzt.
Analyse-Cookies
Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Analyse-Cookies zur Verbesserung unserer Services. Sie können diese Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen.
Cookie-Management
In Ihrem Browser können Sie Cookies deaktivieren oder löschen. Beachten Sie, dass dadurch die Funktionalität unserer Website eingeschränkt werden kann.
10. Beschwerde bei Aufsichtsbehörden
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde für uns:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts oder Aufenthaltsorts wenden.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann aufgrund geänderter Rechtslage, neuer Services oder verbesserter Verfahren angepasst werden. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.
Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website. Die letzte Aktualisierung ist am Anfang dieser Erklärung vermerkt.
Wir empfehlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über den aktuellen Stand informiert zu bleiben.
Fragen zum Datenschutz?
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich gerne an uns: